Llevo toda la semana redactando un presupuesto. Se trata de una tarea que me resulta desagradable, puesto que siempre considero existe trabajo más importante y urgente ya comprometido; así que no acometo la faena con la suficiente decisión, y ni hago una cosa ni otra. Para colmo, no cobro los presupuestos, con lo cuál, si no resultan aprobados pues he perdido el tiempo. Además suelo ajustar los precios (para que se aprueben) y trabajo a precio cerrado; ello hace que medite mucho los presupuestos para no pillarme los dedos.Dándole vueltas a cómo era posible que demorase toda una semana en hacer un pesupuesto, he establecido los pasos que voy a seguir para elaborar futuros presupuestos.
1.- Evaluar si el presupuesto interesa hacerlo y si posteriormente tiene visos de ser aprobado. Igualmente, en caso de saturación de trabajo, meditar si el proyecto en sí me gusta y me quiero comprometer con el mismo. Si no se cumplen estos condicionantes, pues o no hacerlo, o hacerlo cobrando, o hacerlo rápidamente sobrevalorando los costes.
2.- Motivarme. Imaginarme que el presupuesto va a ser aprobado nada más lo presente, y voy a cobrarlo por adelantado (es una útil trampa mental).
3.- Conocer exactamente qué es lo que quiere el cliente y hacerle cuantas preguntas precise, aun cuando puedan parecer preguntas tontas.
4.- Detallar uno a uno los sucesivos pasitos que se han de realizar, y en su orden de realización independientemente del orden en que el cliente los haya enumerado. Ello me servirá de esquema para, en caso se apruebe el presupuesto, tener detalladas las fases del proyecto.
5.- Valorar las horas de cada pasito, fijando un margen de error e imprevistos. Multiplicar esas horas por el precio unitario en que valoro una hora de trabajo para obtener el coste.
6.- Redactar el presupuesto. Acudir al programa que se utilice para redactar el presupuesto (en mi caso utilizo el programa InterFact, un sencillo programa de presupuestos, albaranes, facturas, gestión comercial, un ERP sencillo pero eficaz, vamos). A propósito, se puede descargar una demo del mismo desde el enlace: demo de software de facturación, presupuestos y gestión.
7.- Enviar el presupuesto y, si realmente nos interesa, contactar posteriormente al cliente para ver qué le parece, si tiene alguna duda, si hay que rectificar algo, etc.